個人情報変更申請の仕様
職員本人または管理者が、職員情報（基本情報・職歴情報・資格・役割情報）を更新する際の申請条件・承認フロー・更新タイミングを定義します。
操作手順は次を参照してください。
- 本人からの申請: 本人の各種情報を変更申請する
- 申請の確認・再申請: 本人の申請情報を確認し、再申請する
- 申請の取下げ: 変更申請を取り下げ・キャンセルする
- 管理者による職員情報の直接編集: 職員情報を管理する
本人申請と管理者編集の関係
「本人申請」と定義されている項目でも、管理者（看護部権限保持者）が職員情報編集画面から直接更新することは可能です。
1. 申請条件
申請項目ごとに、同一内容の再申請可否が異 なります。記号の意味は次のとおりです。
| 記号 | 名称 | 内容 |
|---|---|---|
| [A] | 重複申請不可 | 当該項目について、すでに申請があり完了していない場合、新しい申請は作成できません。未完了の申請がある場合は、申請済みの内容を表示します。例: 「氏名」の申請が承認未完了のまま、別の「氏名」変更申請を出すことはできません。 |
| [B] | 重複申請可能 | 当該項目について、未完了の申請があっても新たな申請を作成できます。 |
| [C] | 年度毎1回 | 当該年度につき1回のみ申請できます。すでに当該年度の申請がある場合は、その申請済み情報を表示します。 |
| - | 本人申請対象外 | 本人からの申請ではなく、管理者更新またはシステム自動更新で反映します。 |
2. 申請パターン一覧
更新区分の意味は次のとおりです。
| 更新区分 | 説明 |
|---|---|
| 本人申請 | 職員本人が本人情報画面から申請します |
| 上司申請 / 管理者 | 上司（または管理者）が申請・更新します。本人が直接申請できない項目を含みます |
| 管理者 | 管理者が職員情報編集画面などから更新します |
| 管理者 / 自動 | 管理者が更新できるほか、特定イベント時にシステムが自動更新します |
2.1 基本情報
| 項目名 | 更新区分 | 申請条件 | 承認フロー / 更新タイミング | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 氏名 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 | |
| 電話番号 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 | |
| ユニフォームサイズ | 本人申請 | [A] | 本人 → 看護部 | |
| 住所 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 | |
| 連絡先 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 | |
| 学歴情報 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 | |
| 家族情報 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 |
2.2 職歴情報
| 項目名 | 更新区分 | 申請条件 | 承認フロー / 更新タイミング | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 異動歴 | 管理者 / 自動 | - | 部署異動確定時にシステム自動更新 | |
| 採用情報（退職申請） | 上司申請 / 管理者 | - | 上司 → 看護部 | 本人が上司に相談したうえで、上司から退職申請を実施します。一般職員が直接退職申請を上げることはできません |
| 職種歴 | 管理者 | - | 管理者が更新 | |
| 役職（職位）歴 | 管理者 | - | 管理者が更新 | |
| 年次意向情報（年次意向申請） | 本人申請 | [C] | 本人 → 上司 → 看護部 | 年度毎に1回のみ |
| 前職歴 | 本人申請 | [A] | 本人 → 看護部 | |
| 休暇歴 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 | |
| 雇用形態歴 | 管理者 | - | 管理者が更新 |
2.3 資格・役割情報
| 項目名 | 更新区分 | 申請条件 | 承認フロー / 更新タイミング | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 役員歴 | 管理者 | - | 管理者が更新 | |
| 委員歴 | 管理者 | - | 管理者が更新 | |
| 資格情報 | 本人申請 | [B] | 院内資格: 本人 → 上司 → 看護部 or 教育室 院外資格: 本人 → 看護部 or 教育室 | 種別によりルート分岐 |
| スキル情報 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 | |
| 経験領域情報 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 | |
| 免許情報 | 本人申請 | [B] | 本人 → 上司 → 看護部 or 教育室権限保持者 | |
| ラダー歴 | 管理者 / 自動 | - | 年次評価で次年 度情報確定時に自動更新 | |
| 役割等級履歴 | 管理者 / 自動 | - | 年次評価で次年度情報確定時に自動更新 | |
| 看護協会・連盟情報 | 本人申請 | [A] | 本人 → 上司 → 看護部 | 看護部で県の番号を代行入力できます |
3. 承認者（上司）の定義
申請者ごとの「上司」は、次のロジックで判定します。
| 申請者の区分 | 上司（承認者） |
|---|---|
| 一般職員（師長より下の職位） | 本務所属部署の「師長権限」を保持している人 |
| 師長 | 看護部所属者 |
| 看護部所属者 | 看護部長 |
| 看護部長 | 承認依頼は発生しません。自分で自分の情報を変更・確定できます（自己完結） |
4. ロール（役割）と権限
| 用語 | 定義 |
|---|---|
| 管理者 | システム上の「看護部権限」を保持している人 |
| 自己承認権限 | 入力から承認まで自分で行えるのは「看護部長」のみ |
権限の種類と画面操作範囲の詳細は 権限の種類と操作範囲 を参照してください。
5. 特殊な承認フロー（副師長・代行権限）
副師長が師長権限を持つ場合など、権限設定によりフローが変動します。
5.1 パターン1: 標準的なフロー（師長が兼務している場合など）
状況: Fさん（師長）が A病棟（本務）・B病棟（兼務）を管理している。Cさん（A病棟副師長）が申請する場合。
フロー: Cさん（本人） → Fさん（師長） → 看護部
5.2 パターン2: 師長代行フロー
状況: A病棟に師長が不在で、Bさん（副師長／主任）が「師長の代行権限」を持っている場合。
フロー: Bさん（本人） → 看護部へ直接承認依頼
（直属の上司承認をスキップ、または自身が上司扱いとなるため）
6. 運用上の注意
6.1 看護協会・連盟情報の代行入力
看護協会・連盟情報は本人申請（申請条件 [A]、承認フロー: 本人 → 上司 → 看護部）です。申請時に決まらない情報については、承認後に職員編集画面より調整をお願いします。
6.2 退職申請
採用情報に紐づく退職申請は、本人が直接申請できません。本人が上司に相談したうえで、上司から退職申請を実施します（承認フロー: 上司 → 看護部）。
6.3 資格・免許のルート分岐
- 資格情報: 院内資格は「本人 → 上司 → 看護部 or 教育室」、院外資格は「本人 → 看護部 or 教育室」です。
- 免許情報: 「本人 → 上司 → 看護部 or 教育室権限保持者」です。
最終承認側が看護部か教育室かは、資格・免許の種別に応じて分岐します。
6.4 システム自動更新
次の項目は、業務イベントに連動して自動更新されます。
| 項目 | 自動更新のタイミング |
|---|---|
| 異動歴 | 部署異動確定時 |
| ラダー歴 | 年次評価で次年度情報確定時 |
| 役割等級履歴 | 年次評価で次年度情報確定時 |